Tổ chức Gala Dinner Nha Trang: Danh sách, giá cả chi tiết tất cả quy trình và dịch vụ bạn cần chuẩn bị cho một tiệc Gala Dinner công ty thành công. Kinh nghiệm được đúc kết từ đơn vị đã tổ chức nhiều tiệc Gala Dinner tại Nha Trang, Khánh Hòa và Đà Lạt, Lâm Đồng.
Tại sao doanh nghiệp bạn cần tổ chức tiệc công ty Gala Dinner
Gala Dinner là sự kiện được tổ chức để ăn mừng, khen thưởng đồng thời tri ân khách hàng, tập thể nhân viên; hoặc đơn giản là buổi tiệc họp mặt của một doanh nghiệp sau thời gian dài làm việc. Một sự kiện Gala Dinner đầy đủ sẽ là một bữa tiệc lớn gồm những hoạt động như tóm tắt về một số sự kiện lớn trong năm của doanh nghiệp, trao giải thưởng cho nhân viên, tổ chức các cuộc thi nhỏ giúp gắn kết tinh thần mọi người hơn. Tổ chức tiệc Gala Dinner mang nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp của bạn.
- Quảng bá và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp: đây là thời điểm tốt nhất để giúp quảng bá và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác cũng như công nhân viên, gây ấn tượng tốt cũng như khơi dậy tinh thần tự hào của tập thể nhân viên đối với công ty.
- Tri ân khách hàng, đối tác: Khách hàng và đối tác là những vị khách trung thành, luôn đồng hành và ủng hộ doanh nghiệp trong thời gian dài nên các doanh nghiệp thông qua đêm tiệc Gala muốn dành tặng sự chỉn chu của buổi tiệc hay những món quà giá trị như lời tri ân để thúc đẩy, củng cố mối quan hệ. Đây còn là cơ hội để mọi người có dịp kết nối, trò chuyện và hiểu nhau hơn, từ đó giúp công việc phát triển hơn.
- Gắn kết nội bộ: Gala dinner là dịp để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn đối với đội ngũ nhân viên đã luôn tận tình trong công việc, cùng nhau xây dựng phát triển công ty lớn mạnh. Buổi tiệc thành công sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ giữa các nhân viên, xây dựng nội bộ doanh nghiệp càng gắn kết thêm.
- Thúc đẩy tinh thần tập thể: Sau những chuỗi ngày làm việc mệt mỏi thì Gala dinner là thời gian để tất cả nhân viên được thư giãn, vui chơi. Bữa tiệc lớn này được xem là bí quyết để thúc đẩy tinh thần nhân viên, tạo động lực và tăng hiệu suất công việc sau sự kiện.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Thông qua đêm tiệc Gala Dinner, doanh nghiệp có thể truyền tải được thông điệp của mình, là cơ hội để xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả. Một đêm tiệc thành công sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ và thể hiện rõ hình ảnh doanh nghiệp.
- Tổng kết thành tựu: Ngoài ý nghĩa tri ân và kết nối thì đêm gala còn có được xem như dịp tổng kết những thành công doanh nghiệp đã đạt được trong quý hoặc năm. Sau màn tổng kết trang trọng thì cần đan xen những tiết mục văn nghệ, trò chơi có thưởng để tăng sự gắn bó giữa nhân viên và khách hàng.
Quy trình chuẩn bị tổ chức Gala Dinner Nha Trang cơ bản
-
Lên ý tưởng và chủ đề
Việc đầu tiên trước khi lên kịch bản là lựa chọn cho bữa tiệc một chủ đề. Chủ đề ý nghĩa sẽ khai thác được nhiều nội dung khiến đêm Gala Dinner không bị nhàm chán. Ví dụ tại sự kiện kỷ niệm 19 năm thành lập tập đoàn EcoPark, doanh nghiệp tổ chức chuỗi 3 đêm Gala liền tại TP. Nha Trang với chủ đề: Ra Khơi. Chủ đề này giúp khai thác cụ thể thông điệp về mong muốn sự phát triển lớn mạnh của Tập đoàn, đón nhận những thử thách mới đồng thời nhìn lại quãng đường “ra khơi” sau 19 năm hoạt động.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với đêm tiệc thường niên khó chọn chủ đề, thường họ sẽ dùng các slogan như “One Family, One Team, One Dream,…” để khơi gợi sự đoàn kết. Một chủ đề nhất quán sẽ giúp các trò chơi trong đêm tiệc thêm thú vị và có trục xương sống để xoay quanh chứ không bị nhảm, bị kém duyên.
-
Lên danh sách khách tham dự
Thành viên tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố như địa điểm, thiệp mời, số lượng bàn tiệc, số lượng quà tặng… Chính vì thế doanh nghiệp cần lên danh sách khách mời và thành viên công ty chính xác để tránh lãng phí và lên kịch bản phù hợp.
-
Lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner Nha Trang
Có nhiều địa điểm để triển khai tiệc, tùy theo ngân sách và số lượng cũng như chất lượng người tham dự mà doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn địa điểm phù hợp.
- Hội trường khách sạn, resort: Thường là các phòng ballroom của những khách sạn, resort 4 – 5 sao. Chi phí thuê sảnh trong một đêm từ khoảng 6.000.000đ nếu không có yêu cầu gì khác như ăn uống, âm thanh lớn, ánh sáng, tivi /máy chiếu, màn hình Led, màn sao, trang trí hoa tươi /hoa giả, band nhạc, vũ đoàn, MC, PG, DJ,… Thường các sảnh khách sạn lớn khá linh hoạt trong quy mô, từ vài chục khách đến hàng nghìn khách. Lưu ý là trong các Ballroom khách sạn, bạn chỉ được hoạt động đến khoảng 22h, quá giờ sẽ phụ thu rất nhiều. Đa phần các doanh nghiệp hiện nay chọn địa điểm này.
- Trung tâm hội nghị tiệc cưới: Đây là địa điểm phù hợp nhất vì từ cơ sở vật chất đến dịch vụ đi kèm đều phù hợp cho các tiệc lớn, đội ngũ nhân viên phục vụ cũng giàu kinh nghiệm và giá cả phải chăng. Nếu doanh nghiệp bạn không có nhân sự phụ trách cho các mảng giải trí nói chung, hãy tìm đến một trung tâm hội nghị tiệc cưới thông thường và họ sẽ hỗ trợ bạn toàn bộ quy trình chi tiết. Tuy nhiên bạn sẽ hơi khó chủ động ở một số khâu nhất định vì thường thì các trung tâm sẽ bao trọn gói tiệc.
- Khoảng sân của các nhà hàng lớn: Địa điểm này phù hợp cho tiệc Gala quy mô trung bình và có thể chơi lâu vì thường các nhà hàng mở cửa đến rất khuya. Việc phục vụ ăn uống khi phát sinh cũng sẽ rất linh động, tuy nhiên sẽ không có nhiều hoạt động sinh hoạt vì thường thì các khoảng sân này bị giới hạn ở sân khấu không có hoặc rất nhỏ. Địa điểm này phù hợp với những doanh nghiệp tổ chức tiệc mang tính chất “ăn nhậu” là chính.
- Bãi biển, các khoảng đất trống lớn: thường bãi biển sẽ nằm tại các đảo hoặc những nơi ven Nha Trang chứ biển trung tâm Nha Trang thì không được phép sử dụng tổ chức tiệc. Tiệc ở những nơi này sẽ tốn chi phí khá nhiều cho việc trang trí vì cơ sở hạ tầng thường không có sẵn (trừ một số resort có dịch vụ tổ chức tiệc bãi biển). Tuy nhiên bạn sẽ có không gian riêng tư gần như hoàn toàn và thoải mái “bung lụa”. Địa điểm này phù hợp những doanh nghiệp lớn tuy nhiên thành viên đa phần là nhân sự thông thường, không yêu cầu cao.
- Bãi biển riêng của các resort: Đây là địa điểm tương đối VIP vì không gian rất lãng mạn, thường được các resort trang trí chu đáo tuy nhiên chi phí khá cao nhất là dịch vụ ẩm thực, thường dành cho tiệc nội bộ ban quản trị và khách hàng cao cấp của những tập đoàn lớn.
- Bên trong các khu du lịch, resort: Thường địa điểm này sẽ là nơi tổ chức những chuyến du lịch 2 – 3 ngày cho cả công ty, ban ngày có các hoạt động team building và buổi tối là tiệc Gala. Địa điểm thường resort sẽ tự set up tùy thuộc quy mô đoàn khách.
- Địa điểm sẵn có: Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn với diện tích sân công ty, xí nghiệp đủ rộng cho toàn bộ tập thể nhân viên, hãy thuê các dịch vụ ngoài như âm thanh ánh sáng, band nhạc, ăn uống và tự chơi ngay tại công ty mình. Ưu điểm giúp tiết kiệm chi phí tối đa vì bạn sẽ làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp cũng như không tốn tiền mặt bằng, nhưng nhược điểm là giảm bớt sự hào hứng cho mọi người bởi đã quá quen thuộc với nơi công sở mỗi ngày.
Đối với tiệc đặt trong các hội trường ballroom khách sạn – resort – trung tâm hội nghị tiệc cưới, cơ sở sẽ cung cấp các set menu gần giống như một tiệc cưới thông thường, mức giá từ khoảng 200.000 – 250.000đ/phần trở lên bao gồm 2 món khai vị, 3 món chính, món tráng miệng, thức uống nhẹ. Tại những nơi này bạn nên sử dụng luôn dịch vụ ăn uống tiệc mặc định của khách sạn, trung tâm luôn vì sẽ đỡ phát sinh rắc rối cũng như giá thành hợp lý.
Đối với các resort, thường giá menu đồ ăn khá cao và những nơi này sẽ có tùy chọn tiệc buffet với giá thấp nhất khoảng 350.000đ/phần trở lên, có thể kết hợp nhiều món kiểu Âu với giá từ 500.000đ/phần trở lên. Bạn sẽ không thể thuê dịch vụ ăn uống ngoài đem vào resort vì hầu hết các resort đều rất khắt khe trong việc tiếp nhận nhà cung cấp ẩm thực ngoài.
Đối với các địa điểm khác, việc lựa chọn đơn vị nấu ăn khá là đơn giản vì đa phần các cơ sở nấu ăn tiệc cưới đều đủ khả năng cung cấp cho tiệc của bạn với mức giá khá đa dạng và menu đa phần là những món truyền thống kiểu Á. Nếu bạn mong muốn bữa tiệc kéo dài, hãy đặt set menu gồm ít nhất 7 món và đừng ra món hết cùng một lúc nhé.
-
Thiết kế và in ấn
Nhằm truyền tải hình ảnh ý nghĩa của chủ đề chương trình cũng như dấu ấn của doanh nghiệp, hỗ trợ lan tỏa thương hiệu trên mạng xã hội, các hạng mục sau nên được in ấn:
- Backdrop: Nếu sự kiện không có màn hình LED, cần thiết kế backdrop đặt trên bục sân khấu để khách chụp ảnh lưu niệm, đồng thời quảng bá truyền thông hình ảnh. Backdrop thường làm bằng khung sắt căng bạt, kích thước tối thiểu ngang 3m hoặc ngang theo kích thước sân khấu.
- Sân khấu: Tại một số địa điểm không có sẵn sân khấu, bạn có thể thiết kế đơn giản bằng sàn gỗ pallet ghép lại, bắn mặt ván mỏng và thảm lên trên, dùng xong tháo ra cũng khá đơn giản. Cách này có thể tận dụng sử dụng lại nhiều lần. Hoặc bạn có thể thuê các đơn vị làm bục lắp ghép sân khấu, họ sẽ có sẵn thảm.
- Standee: Nếu mua mới, nên dùng loại standee kích thước lớn 80 x 180cm cho dễ nhìn, vị trí đặt tại cổng chính, cửa vào cảnh, 2 bên sân khấu,…
- Hashtag, photo booth, sign boards, thiệp cảm ơn,…: Hashtag là miếng xốp nhỏ có in slogan cầm trên tay để chụp ảnh. Photo booth là góc chụp ảnh check in. Sign boards (bảng chỉ dẫn) có thể in thêm nếu ngân sách cho phép. Thiệp cảm ơn để sẵn tại vị trí ngồi của khách, giúp tăng cảm xúc cho khách và khả năng lan tỏa trên mạng xã hội.
Các hạng mục chính tổ chức Gala Dinner Nha Trang
-
Timeline chương trình và MC
Thường thì MC sẽ có trách nhiệm lên kịch bản, timeline, trò chơi và lời dẫn dựa trên mong muốn của doanh nghiệp. Bạn không cần phải lên một kịch bản chi tiết và thật ra thì cũng đừng tự lên kịch bản trừ khi bạn thật sự có chuyên môn. Hãy để MC làm việc của họ và nhớ kiểm tra kỹ trước chương trình.
Lưu ý đến hành vi của khách tham dự để tính toán trừ hao, cân đối thời gian phù hợp và giao cho MC điều khiển chương trình. Sẽ ít có ai tới tham dự tiệc vào lúc 17h30 cũng như bạn không thể kéo dài chương trình tới quá 22h nếu thuê hội trường khách sạn dù cho tiệc đang rất vui.
Nên lựa chọn MC có tính duyên dáng cao, đừng quan trọng lắm đến ngoại hình vì đôi lúc chỉ cần vài lời nói thiếu suy nghĩ của MC cũng có thể phá hỏng buổi tiệc của bạn, nếu những lời trên vô tình đụng chạm đến các lãnh đạo. Một số MC hay có thói quen tạo trò chơi bị lố, bị vô duyên gây mất thiện cảm và bầu không khí chung. Bạn hãy yêu cầu MC cho biết trước những trò chơi sẽ tổ chức trước khi duyệt kịch bản, timeline. Mức giá MC từ khoảng 1.300.000 – 3.000.000đ tùy chất lượng MC và độ khó của chương trình.
Đa phần các khách sạn, resort đều có hệ thống âm thanh ở mức cơ bản trừ một số ít khách sạn và đa phần trung tâm hội nghị tiệc cưới có đủ âm thanh lớn. Hệ thống âm thanh rất quan trọng nếu bạn muốn nửa sau bữa tiệc được vui vẻ và được quẩy thật sung. Việc cố mở thật to khi âm thanh có giới hạn sẽ gây hú rít liên tục.
Việc thuê một đơn vị ngoài mang âm thanh vào khá là đơn giản và giúp tiết kiệm chi phí hơn quy mô tương đương nếu bạn thuê của khách sạn, vì thật sự rất nhiều khách sạn họ cũng sẽ book âm thanh ngoài hợp tác với họ để bán cho bạn.
Với gói thuê âm thanh Nha Trang từ 2.500.000đ đến trên 4.000.000đ (8 loa full bass 40cm, 4 sub bass 50cm, mixer digital, micro có gắn bộ chống hú,…) của S29 Music, bạn sẽ thỏa sức chơi nhạc, hát karaoke cỡ lớn cho một hội trường từ vài trăm đến cả nghìn khách, miễn phí phát sinh thêm giờ.
Ánh sáng gồm nhiều loại đèn: đèn Led màu 54×3 (đèn màu sáng phủ một khu vực nhỏ), đèn Moving Beam /Moving Head (đèn chiếu sáng tập trung dùng bóng Led công suất lớn, tự xoay được nhiều góc), đèn Follow (đèn chiếu từ xa đến làm sáng chủ thể trên sân khấu), đèn Par (đèn pha chiếu sáng chung). Ngoài ra còn nhiều loại đèn khác như đèn Laser, đèn Strobe light, đèn Scanner, đèn UV, đèn Sunlight,… tuy nhiên thường chỉ dùng cho các sân khấu rất lớn chứ ít áp dụng trong tiệc Gala Dinner do chi phí cao và ít nhà cung cấp.
Với gói thuê ánh sáng chỉ 1.000.000đ của S29 Music, bạn sẽ có 8 đèn Led màu 54×3, 4 đèn Par công suất lớn dựng trên 2 chân đèn (mỗi chân 4 Led và 2 Par), kỹ thuật viên chỉnh mixer đèn thay đổi hiệu ứng theo chương trình, miễn phí phát sinh thêm giờ.
-
Các thiết bị khác: Máy khói, tivi, màn hình LED, máy chiếu
Trong trường hợp ngân sách cho phép, hãy đầu tư thuê “full option” để đêm tiệc được sang trọng: Máy xịt khói cho hiệu ứng đặc biệt đối với từng tiết mục khác nhau: 300.000đ; TV xem lời hát karaoke hoặc đọc diễn văn phát biểu: 100.000đ với TV 32 inch và 300.000đ với TV 55 inch; màn hình LED từ 650.000 – 750.000đ/m2 tùy mức diện tích; máy chiếu từ 300.000 – 1.000.000đ tùy chất lượng.
Nếu thời lượng tiết mục như các lãnh đạo phát biểu, trao quà, trò chơi có thưởng, bốc thăm may mắn,… không lấp đầy quá 50% thời lượng Gala Dinner, đó là lúc bạn cần một band nhạc hiện đại. Band nhạc hiện đại khác band nhạc đám cưới truyền thống ở chỗ đa phần thành viên là những người trẻ, hát nhạc Ballad, nhạc Rock, nhạc Làn Sóng Xanh, nhạc 8x – 9x, nhạc hot Tiktok với cách phối bài mới mẻ bắt tai. Band nhạc cũng có thể chơi nhạc hòa tấu đón khách giúp tạo cảm giác trang trọng, và khách tới sớm có nhạc nghe đỡ bị buồn.
Giá một band nhạc full gồm 4 nhạc công, 2 ca sĩ tại Nha Trang sẽ ở mức 3.000.000 – 7.000.000đ tùy chất lượng và gu âm nhạc của band. Bạn nên yêu cầu nhiều video clip của band nhạc để đánh giá có phù hợp với tiệc của mình không, cũng như yêu cầu đúng thành viên trong video phải giống thực tế. Vì có nhiều band nhạc hoạt động theo kiểu ráp các thành viên tự do để nhận show, dẫn đến chất lượng kém chỉn chu do mọi người không phải là band cố định và không có nhiều thời gian tập với nhau.
Band nhạc S29 Music có nhiều cấp độ từ 5.000.000đ cho band Acoustic loại B, từ 6.500.000đ cho full band loại B+, từ 8.000.000đ trở lên cho full band loại A và A+ với nhiều nhạc công bao gồm cả violin, saxophone, guitar bass, guitar điện, guitar thùng, trống jazz, trống điện, keyboard, piano,… Đặc biệt ca sĩ xuất sắc hàng đầu Nha Trang hát được nhiều thứ tiếng, có các clip triệu view Youtube /Tiktok.
Đừng tiếc tiền cho hạng mục band nhạc bởi đây có thể là điểm sáng của đêm Gala Dinner, cũng hoàn toàn có thể trở thành thảm họa khi bạn vô tình book nhầm một band acoustic chuyên hát quán cafe, chất giọng yếu và thiếu kinh nghiệm; hoặc một band nhạc đám cưới truyền thống với cách chơi đã cũ và không có cảm xúc.
Những khách hàng band nhạc S29 Music đã từng phục vụ: Petrolimex, Vietsovpetro, Sabeco, HD Bank, Vietravel, Ferroli, Ecopark, VK Hospital, MerPerle, Bảo Việt, eSmart, Vietnam Railways Trade Union Tourist, VINARE, Imexpharm,… cùng rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức khác. Thành viên band cố định, tập bài mỗi ngày bảo đảm chất lượng tối đa cho buổi tiệc thành công và giàu cảm xúc.
-
Chụp hình, quay film
Bạn không nên tìm những Studio ảnh cưới mang nhiều tính nghệ thuật nếu đơn giản chỉ cần hình lưu niệm vì mức giá tương đối cao với ekip đông người. Thực tế thì có rất nhiều những photo, camera làm freelancer (tự do) cũng có thể cho ra chất ảnh, video rất tốt không hề thua kém những Studio tên tuổi. Ngay cả nhiều Studio lớn cũng chỉ book thợ tự do nên bạn hãy yên tâm với photo, camera được giới thiệu từ S29 Music vì chúng tôi hợp tác với nhiều thợ tự do trình độ cao, giảm được chi phí thuê qua Studio và chi phí cho ekip của Studio đó.
Giá dao động từ 1.500.000 – 3.000.000đ một buổi quay /chụp có cam kết chất lượng. Chưa cần qua chỉnh sửa nhiều, chỉ hình gốc thôi đã đủ chất lượng dùng được ngay rồi.
-
Vũ đoàn, PG, DJ
Vũ đoàn có nhiều kiểu nhảy: Carnival (lễ hội), Hawaii (bãi biển), Sexy dance, Belly dance (múa bụng), múa Ballet, múa đương đại, nhảy Laser, nhảy Cosplay, nhảy đèn Led, múa áo dài, nhảy hiện đại, nhảy cổ động,… hoặc dựng bài và trang phục theo yêu cầu. Khi tổ chức Gala Dinner Nha Trang, bạn nên chọn các kiểu Carnival, Hawaii sôi động hoặc các trang phục chính thống, trang trọng đi kèm phụ kiện như khăn, quạt. Giá vũ đoàn trung bình 5 người ở mức từ 2.000.000 – 4.000.000đ tùy số lượng bài và chất lượng vũ công.
PG có giá khoảng 800.000đ với trang phục mặc định áo dài cách tân, áo dài cổ điển.
DJ có giá từ 2.500.000 – 4.000.000đ tùy chất lượng và độ nổi tiếng của DJ, cũng như thời lượng chương trình. Đối với một tiệc Gala Dinner với khách tham gia đa phần trẻ tuổi, hãy chọn band nhạc Acoustic S29 Music chơi nhạc hòa tấu đón khách từ 17h30 – 18h, biểu diễn chính từ 19h – 21h và sau đó cho DJ lên nhạc sôi động đến 22h. Chúng tôi cam kết tiệc của bạn sẽ cực giàu cảm xúc và khách sẽ có ấn tượng cao với sự đầu tư chỉn chu của công ty mà không mất quá nhiều chi phí.
-
Truyền thông
Khi tất cả các hạng mục đã được chuẩn bị chỉn chu, có lẽ bạn sẽ cần một đơn vị truyền thông nếu tiệc Gala Dinner không chỉ gói gọn trong quy mô nội bộ. Đừng nhầm lẫn đơn vị chụp ảnh, quay video là đơn vị truyền thông vì trách nhiệm và điểm mạnh của họ chỉ là sản xuất hình ảnh, video mà thôi.
Một đơn vị truyền thông chuyên nghiệp sẽ có lịch đăng bài, thông cáo báo chí, chạy quảng cáo, viết content, book KOL, biết cách tối ưu các nội dung và thông điệp để đăng tải có hiệu quả nhất lên các nền tảng mạng xã hội và các website lớn.
Ngoài những tờ báo, fanpage có mất phí tùy thuộc theo độ lớn và uy tín, nếu gói sự kiện của bạn đặt tại S29 Music & Event có giá trị từ 25.000.000đ trở lên, bạn sẽ được tặng một bài viết miễn phí trên trang web nhatrangrich.vn và fanpage NHA TRANG RICH. Hỗ trợ chạy quảng cáo facebook với kỹ thuật viên nhiều năm kinh nghiệm (miễn phí phí chạy, thuê tài khoản quảng cáo BM xịn), hỗ trợ viết content chuẩn SEO giống bài viết bạn đang đọc, hỗ trợ phân tích từ khóa, Digital Marketing đa kênh,… khi gói sự kiện bạn đạt các mốc cao hơn.
Liên hệ đơn vị tổ chức Gala Dinner Nha Trang S29 MUSIC & EVENT
Tổ chức Gala Dinner Nha Trang, tiệc công ty Khánh Hòa: Mr. Nguyên – 0946813368 | Email: [email protected]
Địa chỉ phòng thu âm, nghe trực tiếp band nhạc S29 Music tập bài và tham khảo thiết bị âm thanh cho thuê: 78/36 Tuệ Tĩnh, P. Lộc Thọ, TP. Nha Trang.
